Уильям Пенн: «Время — это то, чего мы больше всего хотим, но хуже всего используем».
Определение тайм-менеджмента: предсказуемый контроль, который человек может осуществлять над серией событий.
Время летит... даже когда беспокоишься о том, что зря теряешь время, все равно теряешь время 🙂 Не зря говорят, что время - самый главный источник стресса. Так что, если вам интересно, как эффективно работать, как успевать во всем и выполнять все, что запланировали сделать ежедневно, прочтите эту статью целиком!
Прочитав эту статью, вы узнаете несколько практических советов, как:
- Вы хорошо справляетесь со своей работой и конструктивно используете свое время.
- Это повышает вашу производительность / эффективность, поэтому вы тратите время на действия, которые приносят результаты.
Начнем с понимания проблемы: почему люди обычно тратят время впустую?
- У них плохое планирование — они не умеют строить реалистичную повестку дня.
- Прокрастинация – трата времени на неважные дела.
- Трачу время на ожидание/задержки - мы тоже живем в обществе и зависим от проволочек и неорганизованности других.
- Работа с бумагами - бюрократия съедает время.
- Спам — длинные комментарии и многострочные электронные письма требуют времени.
- Посетители/неожиданные задачи/неожиданное – люди и ситуации, которые переворачивают ваше расписание с ног на голову.
- Несоблюдение приоритетов/отсутствие таковых – невозможность установить какие-то реальные приоритеты.
Перебои с телефоном - как только вам удалось полностью сконцентрироваться на том, что вы должны сделать... звонит телефон! - Неэффективное делегирование — мы считаем, что только мы можем сделать что-то хорошо.
- Продолжительные обеды или перерывы - затяжная сигарета говорит.
- Захламленное рабочее пространство - беспорядочное пространство захламлено.
- Неэффективные/растянутые встречи — встречи без структуры и заранее установленной повестки дня могут свести вас с ума.
- Общение на работе — дискуссии между коллегами могут быть интересными, но очень раздражающими, когда вам нужно заполнить сложный отчет.Получена неверная/
- неполная информация - перебирать цифры и неполные данные - пытка.
На скольких точках вы оказались? Конечно, многие вам не чужды и, может быть, некоторые даже раздражают, но вы так и не смогли пока ничего решить. Почему?
Ответ на эту дилемму приходит, если честно ответить на ключевой вопрос: каковы ваши требования к жизни/времени?
Все начинается с целей и задач. Запишите свои карьерные цели, свои общие жизненные цели и особенно цели, которые вы ставите перед своей текущей работой. Храните их в доступном месте (возможно, ежемесячно). Также неплохо обновлять их по мере того, как вы меняете свою работу/жизнь.
Карандашом и шаблоном настройки цели. Совет, который поможет вам иметь их под рукой в любом месте и в любое время, состоит в том, чтобы хранить их в файле в облаке.
Так как же эффективно использовать свое время?
- Решайте самые важные и сложные задачи в первую очередь. Это может быть нелогичным и требует от вас большой силы характера. Но это правильный способ быть эффективным на рабочем месте. Гораздо продуктивнее отметить 3 важных и сложных дела, чем 20 задач, которые можно было бы делегировать.
- Здесь мы подходим к делегированию, делегируем разумно и щедро. Помогайте другим развиваться, делегируя ответственно и достаточно подробно. Наделите данного человека (подчиненного или коллегу) доверием и авторитетом.
- Избегайте синдрома переполненного офиса.
- Сократите время, проводимое на совещаниях.
- Вы должны планировать.
- Научитесь говорить «Нет».
- Консолидация усилий, связанных с аналогичными задачами.
- Используйте списки.
Лучший список дел, на наш взгляд, выглядит так:
Он находится в WORD (поскольку вы можете легко изменить его структуру), он организован по дням и часам, и каждый день имеет 3 списка:
- День недели, дата – вернуться к ним можно простым поиском на компьютере;
- Задачи, где вы зависите от других — так вы запрашиваете информацию о времени/контроле командной работы;
- Задачи, в которых ты только контролируешь - так ты контролируешь свою команду, которую бы ты подчинял.
Настольные/мобильные приложения, которые помогут вам сосредоточиться на том, что вам нужно сделать:
Они позволяют блокировать отвлекающие веб-сайты и приложения на определенное время или сосредоточиться на том, что вам нужно сделать:
Самый простой способ отслеживать свое время — использовать расширение, такое как RescueTime, для автоматического отслеживания времени, которое вы проводите на каждом сайте.
Планирование и организация совещаний в виртуальной среде — еще один способ сэкономить драгоценное время, поскольку онлайн-совещания = эффективность.
Как организовать и провести успешные онлайн-встречи?
- О чем идет речь, должно быть известно заранее – повестка дня должна быть согласована всеми (можно установить продолжительность встречи 30 минут и выделить по 10 минут на каждый из пунктов повестки дня).
- Не приглашайте коллег-филлеров (рассчитайте почасовую зарплату каждого участника встречи!)
- Выберите модератора встречи.
- Закончите четким списком дел.
- Кто-то должен вести протокол собрания.
- Правило 5 минут — тем сотрудникам, которые не лаконичны в изложении, очень четко объявляйте, что у них есть только пять минут.
Советы по тайм-менеджменту при удаленной работе:
- Централизованное управление (Slack предлагает для этого хорошие возможности).
- Удаленное управление задачами с помощью компьютерной программы, которая позволяет менеджерам контролировать задачи, делегированные всем участникам сектора деятельности: лучше, чем отчеты в автономном режиме.
- Установите четкие правила игры.
Советы по тайм-менеджменту при работе с трудными клиентами/сотрудниками:
- Ведущие к дверям непрошеных гостей или тех, кто «съедает время» незначительными подробностями, задерживаясь на месте.
- Избегайте обещаний, которые с большой вероятностью не будут выполнены.
- Использование электронной почты, чтобы поддерживать связь с чатами.
- Назначение встреч в конце программы.
- Избегайте людей, которые отнимают много времени.
Полезные книги и некоторые основные идеи, взятые из них:
- «Deep work», Кэл Ньюпорт:
- Решите, где вы будете работать и сколько.
- Отдых может быть оазисом вдохновения.
- Примиритесь со скукой «Чтобы иметь возможность глубоко работать, вам нужно «перенастроить» свой мозг, чтобы чувствовать себя комфортно, сопротивляясь отвлекающим раздражителям. (см.: Facebook)
- К поверхностным вещам относитесь с подозрением, так как их вред часто сильно недооценивают.
2. «Съесть лягушку», Брайан Трейси:
- Начните с самой сложной задачи, стратегически разбейте ее на части и добросовестно завершите каждую часть.
Выводы:
- 1 минута, потраченная на планирование деятельности, = 4 минуты, выигранные при практической реализации этой деятельности.
- Как менеджер, применяйте правило 60-40: планируйте только 60% времени, а оставшиеся 40% оставьте для неожиданных событий.
- Вознаграждайте свои личные победы.