William Penn: „Timpul este ceea ce ne dorim cel mai mult, dar ceea ce folosim cel mai rău”.
Definiție Time Management: Controlul previzibil pe care îl poate exercita un individ asupra unei serii de evenimente.
Timpul zboară... chiar și când îți faci griji că pierzi timp, tot timp pierzi 🙂 Nu degeaba se spune că timpul e cea mai importantă sursă de stres. Așa că dacă te interesează cum să lucrezi eficient, cum să le reușești pe toate și să îți îndeplinești zilnic tot ce ți-ai pus în agendă, parcurge acest articol în întregime!
Citind acest articol vei afla câteva sfaturi practice pentru ca să:
- Îți gestionezi bine munca și să folosești timpul în mod constructiv.
- Îți îmbunătățește productivitatea / eficiența, ca să petreci timp în activități care produc rezultate.
Haide să începem cu înțelegerea problemei: de ce oamenii, de obicei, pierd vremea?
- Au o planificare slabă. Nu știu să-și construiască o agendă realistă.
- Procrastinarea. Perd timpul pe sarcini neimportante.
- Pierd timpul pe așteptare / întârzieri. Trăim și societate și depindem de întârzierile și lipsa de organizare a altora.
- Pe lucru cu hârtiile. Birocrația mănâncă timp.
- Pe corespondența nesolicitată. Comentariile lungi și mail-urile cu multe aliniate consumă timp.
- Vizitatori /sarcini neașteptați /neașteptate. Oameni și situații care îți dau agenda peste cap.
- Nerespectarea priorităților / lipsa lor. Incapacitatea de a stabili niște priorități reale.
- Întreruperi telefonice. Tocmai când ai reușit să te concentrezi bine de tot la ce ai de făcut... sună telefonul!
- Delegare ineficientă. Credem că doar noi putem face lucrurile bine.
- Prânzuri sau pauze extinse. Discuțiile de la o țigară care se întind.
- Spațiu de lucru aglomerat. Un spațiu nearanjat debusolează.
- Întâlniri ineficiente/extinse. Întâlnirile fără structură și o agendă stabilită din timp o pot lua razna.
- Socializarea de la locul de muncă. Discuțiile dintre colegi pot fi interesante, dar foarte deranjante când ai de dus la bun sfârșit un raport complicat.
- Informații greșite/incomplete primite. Să plonjezi printre cifre și date incomplete este o tortură.
La câte puncte te-ai regăsit? Cu siguranță multe nu-ți sunt străine și posibil că unele te și irită, dar tot nu ai apucat să rezolvi nimic până acum. De ce?
Răspunsul la această dilemă vine din a-ți răspunde sincer la o întrebare-cheie: ce pretenții ai în legătură cu viața/timpul tău?
Totul începe de la scopuri și obiective. Notează-ți obiectivele carierei, obiectivele vieții în întregime, și în particular obiectivele pe care le ai pentru curentul tău loc de munca. Păstrează-le undeva unde sunt ușor de consultat (poate lunar). O idee bună este și să le actualizezi pe măsură ce îți schimbi jobul/viața.
Creionează și șablonează stabilirea acestor scopuri. O sugestie care să te ajute să le ai la îndemână oriunde și oricând este să le ții într-o fișier în cloud.
Așadar, cum se folosește timpul eficient?
- Abordează mai întâi sarcinile cele mai importante și dificile. Poate e neintuitiv și necesită multă tărie de caracter din partea ta. Dar e calea corectă spre eficacitate la locul de muncă. Este mult mai rezultativ să bifezi 3 lucruri importante și dificile, decât 20 de sarcini care puteau fi delegate.
- Aici ajungem la delegare, deleagă inteligent și mărinimos. Ajută-i și pe alții să se dezvolte, delegând responsabil și cu detalii suficiente. Mandatează persoana dată (subalternul sau colegul) cu încredere și autoritate.
- Evită sindromul de birou aglomerat.
- Redu din timpul petrecut în întâlniri.
- Planifică.
- Învață să spui „Nu”.
- Consolidează efortul legat de sarcini similare.
- Folosește liste.
Cea mai bună listă de lucruri de făcut, după părerea noastră arată astfel:
E în WORD (căci îi poți schimba structura ușor), e organizată pe zile și ore, iar fiecare zi are 3 liste:
- Ziua săptămânii, data – poți reveni la ele prin căutare simplă prin computer.
- Sarcini în care depinzi de alții – așa soliciți la timp informații/controlezi munca în echipă.
- Sarcini în care doar monitorizezi – așa îți controlezi echipa pe care o ai subordine.
Aplicații de pe computer/mobil care te ajută să te concentrezi pe ce ai de făcut:
Îți permit să blochezi site-urile și aplicațiile care îți distrag atenția pentru perioade de timp stabilite/ sau să rămâi concentrat pe ai de făcut:
Cel mai simplu mod de a îți urmări timpul este să utilizezi o extensie precum RescueTime pentru a urmări automat timpul petrecut pe fiecare site.
Programarea și setarea ședințelor în mediul virtual este o altă metodă de a economisi timp important, căci ședințe online = eficiență.
Cum să organizezi și desfășori întâlniri online rezultative?
- Din timp trebuie să se știe ce se discută. Agenda trebuie convenită cu toți (puteți seta durata întâlnirii de 30 de minute și să atribui 10 minute fiecăruia dintre punctele de pe agendă).
- Nu invita colegi de umplutură. Calculează salariul pe oră al fiecărui participant la ședință!
- Alege un moderator al ședinței.
- Încheie cu lista clară de acțiuni de făcut.
- Neapărat cineva să facă proces-verbal al ședinței.
- Regula celor 5 minute. Pe acei angajați care nu sunt succinți în expunere, anunţă-i foarte clar că nu au la dispoziție decât cinci minute.
Sfaturi de time managementul în lucrul la distanță:
- Centralizează controlul (Slack oferă oportunități bune în acest sens).
- Managementul sarcinilor la distanță printr-un program informatic prin care managerii au posibilitatea să monitorizeze sarcinile delegate tuturor membrilor unui sector de activitate: mai bun decât reportarea offline.
- Setează reguli de joc clare.
Sfaturi de gestiune a timpului în lucrul cu clienții/angajații dificili:
- Condusul la uşă a musafirilor nepoftiţi sau care „mănâncă timpul” cu detalii nesemnificative, lungindu-se la vorbă.
- Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi onorate.
- Folosirea e-mail – ul pentru a ţine legătura cu vorbăreţii.
- Stabilirea întâlnirilor la sfârşitul programului.
- Evitarea persoanelor care ocupă mult timp.
Cărți utile și câteva idei principale extrase din ele:
- „Deep work” de Cal Newport:
- Decide unde vei lucra și cât.
- Repausul poate fi o oază de inspirație.
- Împacă-te cu plictiseala „Pentru a reuși să muncești profund, trebuie să îți „reconfigurezi” creierul pentru a te simți confortabil rezistând stimulilor care distrag atenția. (vezi: Facebook)
- Tratează lucrurile superficiale cu suspiciune, deoarece daunele sale sunt adesea foarte subestimate.
2. „Eat that frog” de Brain Tracy:
- Începe cu sarcina cea mai grea, împarte-o strategic pe bucăți și îndeplinește conștiincios fiecare bucată.
Concluzii:
- 1 minut petrecut planificând activitățile = 4 minute câștigate la momentul aplicării în practică a acelei activități.
- Ca manager, aplică regula 60-40: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% să fie lăsat pentru evenimentele surpriză.
- Recompensează-ți victoriile personale.